行政助理 (Administrative Assistant)

行政助理是为企业或组织提供日常行政支持的关键角色，负责处理各种行政事务、协调日常工作、管理文书和通信等。行政助理通常负责安排会议、管理文件、处理电子邮件和电话、接待来访客户等工作，确保办公室的运作顺畅、高效。

一、主要职责

1. 日常行政支持

会议安排：帮助组织和安排会议，确保会议时间、地点、参与者等信息明确，协调会议室的预定和会议所需的设备。

文件管理：负责文档的整理、归档和管理，确保所有重要文件和资料都能及时存取。

邮件和通信处理：管理公司内部和外部的通信，筛选和转发邮件，确保信息流畅传递。

2. 日程管理

日程安排：协助上级或团队成员安排日常日程，确保所有会议、活动和任务按时完成。

旅行安排：为上级或员工预定差旅，安排机票、酒店、交通等，确保旅行过程顺利。

3. 办公环境管理

办公用品管理：监控办公室用品的库存情况，确保日常办公所需物资充足，进行采购和供应商沟通。

办公环境维护：确保办公环境的整洁和安全，协调维修工作，处理日常办公设施的维护问题。

4. 客户接待与服务

接待客户：负责接待访客，确保来访人员得到及时和礼貌的接待，安排会议或面谈。

电话接听：接听和转接电话，记录留言并及时通知相关人员。

5. 数据录入与报告整理

数据录入：负责录入、更新和维护公司数据库、档案或记录系统。

报告和资料整理：根据需要，整理和准备日常报告、会议记录及其他行政资料。

6. 协助项目管理

项目跟进：协助项目经理或团队成员进行项目的日常跟踪和管理，确保项目按时推进。